La démarche 5S, un cas pratique
La démarche 5S, on en parle, on en connait les grands principes (parfois), on se dit que c'est un bon truc à faire dans son entreprise, mais dans les faits, on ne la voit pas tant que ca mise en application (en tout cas, de mon expérience personnelle). J'ai eu l'occasion de proposer à l'un de nos clients l'organisation d'une "journée 5S" en février 2023. Je souhaite donc partager ici quelques réflexions et conseils à propos de ce fameux 5S.
La première réflexion, à chaud, est que le 5S prends du temps. Bousculer les (mauvaises) habitudes prends du temps. Bien sur, si l'application du 5S concerne un petit bureau, pas trop de souci, on peut réaliser quelque chose d'interessant en quelques heures (pour les premières étapes, puisque l'étape de maintien est une étape sur la durée). Mais si la zone à couvrir s'élargit, attention, il faudra prévoir soit plusieurs journée à suivre, soit plusieurs journée échelonnées et idéalement répondant pour chacune d'elles à l'une des étapes du 5S par exemple. De même, il faudra veiller à adapter l'équipe mobilisée sur ce chantier 5S à la zone, et si cette zone couvre plusieurs bureaux ou plusieurs atelier, morceler l'équipe en sous-groupes, chacun affecté à un endroit en particulier.
Voici une petite liste de conseils clé que je retiens de cette journée d'application 5S sur le terrain:
Ajuster la taille de votre équipe à la zone à couvrir, en veillant à faire des petits groupes bien organisés sur des petites zones, plutôt qu'une armada sur une grande zone, trop difficile à piloter. Prévoir si possible un "candide" ou un "étranger à la zone", qui apportera un regard neuf.
Au besoin, prioriser. Mieux vaut avancer à petits pas, sur une zone plus restreinte, avant de déployer progressivement, plutôt que de vouloir trop en faire d'un seul coup.
En début de séance, rappeler les grands principes et à quelle étape du 5S vous êtes parvenus, en début de séance. Cela permettra de motiver l'équipe, et de recadrer (qui fait quoi, où, sur combien de temps). Si possible, faire ce point de démarrage avec le supérieur hiérarchique voir le dirigeant. Pour cela, GPS Qualité vous propose par exemple notre "Poster 5S" !!
Avoir en supervision un "animateur" qui connait les principes de la méthode 5S.
Rappeler que lorsque l'on est sur un chantier 5S, on n'est pas sur une autre activité, et qu'on ne quitte pas l'équipe pour aller téléphoner ou répondre à un email. Si possible, éviter les visites de l'extérieur (fermez le site ?). Rester "Focus" !
Prévoir les accessoires, le matériel à l'avance, et le distribuer au équipes (sacs poubelles ou cartons, étiquettes, gants, produits d'entretien, ...).
Garder à l'esprit qu'il sera difficile de séparer proprement les étapes 1 à 3 (Jeter/débarrasser l'inutile, ranger, nettoyer), car vos collaborateurs vont avoir tendance à trier et ranger en même temps, ou parce qu'il est difficile de ranger avant d'avoir nettoyé, ou qu'il est difficile de nettoyer sans ranger ensuite - sous peine de laisser beaucoup de chose au milieu de la pièce ou de l'atelier).
Prendre des photos avant, pendant, après. De toutes les zones traitées si possible (ne pas frustrer les équipes dont le travail ne sera pas valorisé en photo).
Pour la mise en évidence des règles de rangement, prévoir les étiquettes, du stotch de couleur, une photo de la "situation idéale", affichée au poste concerné.
Encouragez les initiatives et les idées. Ne vous mettez pas en situation d'autorité, mais en situation de facilitateur.
Ne visez pas le "parfait", viser la mise en action et la progression. C'est de l'amélioration continue.
En fin de séance de travail, garder 15 ou 20 minutes pour faire un débrief. Féciliter les équipes, mettre en avant le travail accompli et les progrès, faire un tour rapide des zones pour constater le progrès. Si possible, faire ce débrief avec le supérieur hiérarchique voir le dirigeant.
