Les spécifications produits : s'éviter des problèmes
Ecrire un article sur les spécifications produits n’est pas ce qu’il y a de plus simple. Car ce n’est pas à priori le sujet le plus emballant, le plus excitant. C’est aussi un sujet complexe, où beaucoup d’éléments s’imbriquent et s’impactent les uns, les autres.
Et pourtant, mettre à disposition des équipes des spécifications produits complètes, claires, faciles d’utilisation, et surtout à jour, garantit de limiter au maximum les risques d’oubli, d’erreur, de corrections tardives ou pire d’une non-conformité identifiée en clientèle ou par un consommateur.
Faisons un tour de ce qu’est une bonne « spécification produit », avec toujours cette petite coloration sur les produits pour enfants, bien qu’encore une fois cet article puisse être utile pour bien des catégories de produits.
Principe général :
En réfléchissant à la manière de présenter les choses, je suis parti sur la méthode du mind mapping, qui aide à structurer les choses.
On peut donc catégoriser l’approche en :
Contenu générique
Contenu spécifique
Etapes de rédaction
Mise à disposition
Mise en forme
Contraintes
Balayons ces différents groupes.
Contenu d’une spécification produit générique - Les bases :
Voici une liste d’éléments indispensables (selon moi) dans une spécification produit «complète»:
Exigences normatives / réglementaires
Exigences clients
Exigences internes (basées sur expérience ou en complément des 2 lignes ci-dessus, par forcément exhaustives)
Exigences liées à la chimie / substances dangereuses (sur la base de REACH, des normes produits, de la réglementation)
Exigences liées aux éléments textiles / confections
Exigences liées à l’emballage
Exigences d’ordre cosmétique (défauts d’aspects acceptables ou non acceptables)
Autres exigences telles l’inflammabilité, la corrosion, …
Pour chaque partie, on prendra soin de vérifier que la spécification couvre bien la zone géographique de distribution qui est ciblée, en particulier pour les normes et réglementations. Nous y reviendrons…
Ligne par ligne, comment définir l’exigence ?
Chaque ligne d’exigence devrait être constituée ainsi :
Type d’exigence (voir ci-dessus)
Fonction / Partie du produit
Origine de l’exigence (ex : Chapitre de la norme X, chapitre exigence client, alerte Qualité,…)
Explication Rationnelle de l’exigence (« Rationale » en Anglais) : Quel risque est couvert (ex : Choc électrique, risque de pincement de doigt, risque de casse, … J'appelle ce Rationnel le Rationnel n°1
Méthode de test à appliquer pour vérifier la conformité du produit
Objectif à atteindre
Explication Rationnelle de l'objectif à atteindre : Pourquoi le produit doit-il résister à tel effort ou à tel nombre de manipulations (c'est un autre type de "Rationale", que j'appelle le Rationnel n°2).
Il conviendra également, pour chaque composante (ligne) de la spécification, de définir si elle est « obligatoire » (Must have) ou « optionnelle » (Nice to have).
La justification rationnelle ?
Les normes mettent en général l’accent sur ce que j’appelle le rationnel n°1, à savoir le risque qui est couvert (risque de blessure pour utilisateur, risque de casse, risque d’explosion, risque chimique, …) et définissent les exigences en tenant compte de la probabilité d’apparition de ce risque.
Ce qui est moins visible dans les normes, c’est l’explication du niveau à atteindre dans un test, ou bien la raison pour laquelle un test est considéré comme raté et l’exigence considérée comme non atteinte (ex : Chute d’une chaise haute si l’on applique telle ou telle masse à tel ou tel endroit). Une bonne spécification devrait toujours amener à se poser la question, sinon les utilisateurs de la spécification vous la poseront, en particulier lorsque leur produit sera non conforme sur un point…
Une bonne spécification produit est avant tout bien dosée et pertinente. Les niveaux à atteindre doivent dans tous les cas être au moins équivalents à l’exigence normative, garantir la satisfaction du client et être atteignables (raisonnables). En dehors de cette fourchette, le produit ne sera pas au bon niveau, ou il coutera plus d’argent que nécessaire. La spécification devra donc se baser sur l’usage réel qui sera fait des produits. Une exigence supérieure à la norme devra être sérieusement justifiée, sur la base de l’expérience, de cas concrets ou bien d’une enquête auprès des consommateurs sur leurs habitudes réelles de consommation ou leurs comportements.
Quel process de mise en place ?
Ici, rien de très compliqué, on est assez proche d’un processus de rédaction d’une procédure, mais la constitution du groupe sera primordiale. Si une spécification produit est constituée avec un groupe non expert, puis soumise pour approbation à des experts, il y a fort à parier qu’une bonne partie du document sera à reprendre…
Mise à disposition / Diffusion :
La spécification devra bien sûr être à jour, et disponible pour les utilisateurs principaux, sachant que l’on pourra trouver ces utilisateurs dans l’entreprise (usage interne – Produit développé) ou à l’extérieur de l’entreprise (Fournisseurs / partenaires pour des composants ou pour des produits sourcés). Le choix du «mode de diffusion» est clé, car il faut garantir que tous les partenaires extérieurs reçoivent l’info, mais également s'assurer que le savoir faire de l’entreprise n’est pas trop partagé, dans le cas ou les spécifications renferment beaucoup d’expérience accumulée (grosse, grosse difficulté potentielle).
Pour les entreprises dont l’organisation est bien aboutie, on peut trouver un système de «Knowledge management» dont la vocation est justement de mettre à disposition des équipes les bonnes infos (dont la capitalisation d’expérience) de façon structurée, souvent via une solution informatisée.
Contraintes :
Une spécification non mise à jour se perdra. Elle ne sera plus utilisée. La mise à jour impliquera une veille normative / réglementaire, dans un secteur qui ne souffre pas d’avoir oublié une évolution de norme, sous peine de quelques difficultés… Chaque pays pourra aussi avoir des habitudes d’utilisation particulières rendant certains points non adaptés ou superflus.
Il faudra faire attention pour une spécification multizones, adressées à des équipes sur différents continents, au système de mesure utilisé (système Européen / Système US / …).
Il faudra de plus veiller à éviter les interprétations dans la méthode de test et dans l’analyse des résultats, pouvant amener de grosses discussions.
Enfin, j’aurais pu mettre dans les contraintes la partie ci-dessus relative à la méthode de diffusion à l’extérieur.
Finalement, pour quoi faire…
En phase de conception (projet), l'ajout des exigences propres au produit et des spécifications génériques associées à la gamme constinue la spécification produit finale. A noter l'importance de l'analyse de risque, déjà abordée dans un autre article.
En utilisant les spécifications génériques comme entrée de base des spécifications produits (associées à un projet ou un sourcing externe par exemple), on pourra « espérer » un gros gain de temps, des oublis d’erreur, et tendre vers l’harmonisation des méthodes de travail.
C’est potentiellement un très gros travail dans une société constituée de plusieurs entités, mais payant dans un milieu normé et réglementé.
Voici le mind mapping complet.
